陕科大镐京发〔2023〕44号
为加强财务管理，提高财务核算和服务水平，根据财政部颁布的《会计法》与《会计基础工作规范》以及我校有关文件和管理办法，特制定本规定。
一、原始票据的取得
（一）票据类型
从外单位取得的报销票据必须是税务发票或财政票据，并且票据合法、内容填写完整。税务发票须印有税务监制章；财政票据须印有财政监制章，加盖开票单位财务专用章或收费专用章；开票人、收款人的签名必须齐全。对小规模经营者、个体工商户等无法自行开具发票的，可由属地税务部门代开，开出的发票必须加盖开票税务机关的印章和收款方印章，其中代开增值税专用发票需要收款方加盖发票专用章。
（二）票据内容
税务发票、财政票据内容应包括：付款方单位名称“陕西科技大学镐京学院”；填制票据日期；经济业务事项具体名称、数量、单价和金额、收款方单位名称等。如果所购货物种类较多，发票上不能一一列示，开票单位应使用税务系统开具购货清单，手写或使用A4纸打印自制购货清单无效。
（三）增值税发票
开具增值税发票时应填写付款方单位名称及“统一社会信用代码（纳税人识别号）”，我校为“52610000762583636H”。发票内容按照实际销售情况如实填写，不能开具办公用品、食品、材料等较为笼统名称的发票，类似发票要求开票方附税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》。开具培训会议汇总发票，必须在税控系统开具清单，非税控系统开具的自制清单不得作为报销票据。
（四）票据要求
原始票据所记载的各项内容均不得涂改，涂改过的原始票据均为无效票据，将不能作为报销的依据。业务经办人和报销人有义务保管好各类票据，确保原始票据不丢失、不残缺、不涂改、不污损。
（五）违规票据
财务人员对下列票据有权不予受理：
1.虚假票据；
2.超过有效期限的作废票据；
3.书写不规范的原始票据，常见的有：票据没按要求套写、大小写金额不相符、原始票据内容填写不全等。
4.财务人员发现虚假票据时，有权予以没收。对于没收的虚假票据应及时上报并移交财税主管部门予以处理。
（六）票据粘贴
为便于会计凭证的装订及存档，面积过小的原始凭证（如火车票、出租车票）应从右向左粘贴按阶梯状分类粘贴在粘贴单上,并注明单据张数和金额。粘贴单上的单据张数和金额等不得涂改。根据“一事一报”的原则，不得将不同内容的单据混合粘贴在一张粘贴单上。
二、报销凭据的审核
（一）报销期限
依据会计核算基本原则，当年取得的报销凭据（以报销凭据上的日期为准），原则上当年报销，当年第四季度取得的票据，可延长至次年第一季度前，原则上过期票据不予报销。
（二）报销审批
同一批经济业务的报销凭证应同时提供给完整的报销审核手续，严禁人为拆分，分次报销。根据《陕西科技大学镐京学院费用管理及支付办法》的规定，报销金额在一定资金范围内，须按经费额度审批程序经相关部门、相关领导审批签字后予以报销。
（三）报销要求
报销所需的原始凭证包括：税务发票、财政票据、相关的附件单据。
1.购置资产的需要在资产管理处先办理固定资产建账单,在合同或协议中规定验收的需附验收单；
2.低值易耗品需要在资产管理处登记备案；
3.外出参加会议的须有会议通知；
4.外出进修和学习的须附有关部门批准的学习培训通知；
5.科研经费开支的单笔经济业务金额超过3万元的需附合同或协议，其他经费开支的单笔经济业务金额超过2万元的需附合同或协议。单笔经济业务金额超过5万元的须附由招标小组签字的中标通知单、合同及合同审批单。
（四）报销单据填制
1.报销各种购物、印刷、修缮等税务发票、财政票据，且转账给不同单位及账号，按一事一报原则进行报账审批；
2.报销差旅费，填制“陕西科技大学镐京学院差旅报销单”（要求一事一单，多人一起出差可合并一单）；
3.办理各种借款业务的，要求一事一单，借款人必须是我校在职人员，累计超过三笔未及时清账，后续借款不予办理；
4.对公对私转账需要填写银行转款账户信息，报销西安市内的出租车票、地铁票、公交车票的，应在报销单上按时间顺序列出车票的具体起止地点及事由，同一个车牌号发票号连续的出租车票不予报销；
5.发放给个人的劳务费、补贴等，按规定直接发放至业务相关人员的银行卡。
（五）税务局代开发票
持税务局代开的税务发票报销时，业务经办人需要出具该笔经济业务的情况说明。零星采购，需附有原始票据，标明货物名称、数量、单价及金额；属于零星工程维修的，报销时需附工程及维修项目的预决算资料、工程验收单、立项依据。上述资料经单位负责人、验收人员签字后，作为原始凭证报销。
（六）电子发票报销
电子发票报销时须提供电子发票打印件，并在电子发票打印件上签字。
（七）报销签批
材料、设备、办公用品等实物报销凭证须有经办人、验收人、负责人签字，原则上经办人、验收人、负责人不能同为一人。
（八）购置材料物资、图书资料等实物
购置材料物资、图书资料等实物报销时，负责人与验收人履行监督职能，并对有关实物验收后的去向负有经济责任。商场、超市购买商品需在发票上注明商品详细明细和提供机打购物小票或税控系统打印的清单，网上购物要提供购物清单或订单。
（九）各种拆改建施工或其他小型工程
各种拆改建施工或其他小型工程（单项合同工程结算造价1万元及以上），待工程项目完工后需要办理工程结算时，由项目经办人持税务发票，经办人、验收人、相关负责人签字的报销单，双方合同或协议、工程预决算资料、审计报告、竣工验收报告、资料归档报告等资料报销。
凡拆改建施工或其他小型工程在工程开工办理借款时，提供加盖“陕西科技大学镐京学院合同专用章”的合同或协议的原件与复印件，按照协议或合同约定办理借款手续。
（十）车辆费用报销
学校公务用车费用：燃油费、过桥过路费、停车费、车辆维修费、保险费等报销，应在报销单上注明车牌号。
因教学、科研工作任务需要，或地区偏僻无公共交通到达的目的地,需租、包车的，应出具租赁合同或协议、费用结算明细（含租赁车辆司机姓名及联系方式、车牌号、时间、地点、行车里程）等，填写“因公出差租车或自驾申请表”，经相关负责人审核签字。
（十一）电话费报销
电话费凭话费结算单据报销,预交话费单的发票不得作为报销凭据。
（十二）版面费报销
版面费报销须提供版面费、注册费等相应票据和录用通知单或其他证明资料。
三、财务报销的管理规定
(一）差旅费报销
报销时应填写“陕西科技大学镐京学院差旅报销单”并附粘贴好的原始单据。两人以上出差的，住宿费、会议费、培训费等相关票据若合并开具的，须合并报销。
1.报销参加会议、学习、培训等事项产生的差旅费，须有举办单位开具并加盖公章的开会、培训的通知（函），所交的会议费、会务费、培训费等费用与通知上标明金额相符，并与差旅费用合并报销。若单独报销会议费、会务费等，所在单位须出具加盖单位公章的情况说明，所交的费用与会议通知书上标明的相符。
2.住宿费发票须注明住宿标准、天数和人数，如发票无法注明，出差人应实事求是的在发票背面予以注明并签字确认。
3.工作人员出差，应按照最短路线出行，如无故绕行的按最短路线票价报销；出差期间因办理非公务事项延长的时间，在计算出差补助费天数时应予扣除。
4.国内机票报销须提供加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”；若为网上公司代订机票的发票时，须附乘机人具体行程单的截图和乘机人的登机牌。
5.国际机票报销：①境内购买须提供加盖中国民航发票专用章的“国际航空运输电子客票行程单”并附乘机人登机牌。②境外购买须提供乘机人电子客票行程单并附乘机人登机牌，若电子行程单上无机票款需提供支付机票款的付款凭证等证明材料。以外币支付的须提供学校外事办相关证明材料。
6.报销退票费或改签费时，须出差人员提供具体退票原因，经单位负责人或经费负责人审批签字后方可报销。
7.对于无时间、起止地点等具体票面信息的车票（比如定额票），以车站的汽车票价格进行折算（按就低不就高的原则）。
8.超规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理；降低等级乘坐交通工具的，不予补差额。若由于科研任务紧急等原因，出差人员超标准乘坐交通工具的，经项目负责人结合费用合理性，真实性审批后，可据实报销。
9.对于使用科研经费报销差旅费的，其住宿费标准在规定标准的基础上可上浮20
。
10.出差人员因公出差，原则上应乘坐公共交通工具。因目的地地理位置偏僻或集体公务出行，出差人员填写《陕西科技大学镐京学院因公出差租车/自驾车辆申请表》，经单位负责人批准后可临时租用或自驾车辆。过桥过路费和加油费总金额原则上不得超过城市间交通费，或应在合理值范围内（最高为城市间距离的公里数乘以1元）。使用ETC发生的通行费用，凭通行费发票和通行纪录等证明材料予以报销。
（二）承办会议费用报销
1.举办会议应当按照学校相关规定和预算，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。举办会议优先利用本单位会议场所，确需租赁会议室的，应选择定点饭店开会。
2.会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。学校主办或承办的会议在会议费综合定额标准控制数以内结算报销。
3.会议费报销时应当提供：《陕西科技大学镐京学院会议经费审批表》、会议通知、《陕西科技大学镐京学院会议费决算表》、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、委托协议或合同等资料作为报销资料。
4.各单位会议费支付，应当以银行转账方式结算，禁止以现金方式结算。
5.会议经费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。定额标准：住宿费150元/人·天，伙食费120元/人·天，其他费用80元/人·天。本标准为会议经费开支的上限，据实结算报销。
6.科研类会议（是指使用科研项目经费）按照住宿费300元/人·天、伙食费150元/人·天、其他费用100元/人·天的综合定额标准予以控制。
7.下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合定额控制，从相应的支出科目中据实列支：
（1）会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回本单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员所发生的城市间交通费、国际交通费，可对照学校相应标准在差旅费和接待费中报销。
（2）参会专家人员费用。会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费和会务期间工作人员劳务费（无工资性收入的工作人员），校内工作人员正常工作日期间不得发放劳务费。
（三）公务接待费报销
1.接待公务来访人员前，接待单位持来访单位公函填写“陕西科技大学镐京学院公务接待审批表”，并按规定履行报批手续。
2.接待对象应当按照规定标准自行用餐。确因工作需要，接待单位可以安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。国内接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
3.工作餐应当供应家常菜，不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟和酒水，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。
4.公务接待餐费其上限标准为：每餐每人不超过80元。
5.接待单位要严格按照审批内容开展公务接待活动，不得超标准接待。公务接待活动结束后，接待单位报销时提供：被接待单位公函或邀请函、“陕西科技大学镐京学院公务接待审批单”、税务发票等。
（四）材料物品购置费报销
1.购置一般材料物品应取得购物税务发票，并按规定经验收和审批后办理报销手续。
2.低值易耗品报销
购置的物品单价在500元以上且在1000元以下，能独立使用年限在一年以上，在使用过程中保持原有形态的物品将作为学校低值易耗品管理。在取得购物发票后，经资产管理处按规定办理低值易耗品登记备案后，办理报销手续。
3.购置仪器设备固定资产报销
对单位价值1000元（含）以上，在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，或单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理。取得购物发票后，按规定办理验收，在资产管理处建账登记后，到财务处办理报销手续。购置的软件系统，如其是相关硬件不可缺少的组成部分，应将该软件价值包括在所属硬件价值中，一并作为固定资产进行核算；如其非相关硬件不可缺少的组成部分，但价值1万元以上（含1万元），应将该软件作为无形资产核算。
（五）劳务费、津贴等人员经费报销
1.发放各类劳务费、津贴、补贴等通过个人银行卡发放。
2.校外人员劳务报酬发放需要提供所得人的身份证号码、电话号码。
3.支付聘用人员、在职职工的监考费、加班费、课时费、评审费、答辩费、困难补助和学生生活困难补助等人员经费须按照《陕西科技大学镐京学院劳务费发放管理办法》提供的发放表办理手续。
4.以下劳务费发放还需提供相应资料：
（1）支付项目验收、评审、鉴定发放专家酬金，须提交书面申请并附上证明材料（如关于项目验收、评审、鉴定的通知书等），经单位（项目）负责人审核签字。
（2）支付学术报告或讲座酬金，需提供专家讲学相关报告及讲座的网上信息、海报（含个人简介、时间、地点、讲座内容等）支撑资料等。
（3）发放学生实习指导费，需提供经审批的实习计划表和发放情况说明，经教务处实践教学科审核确认盖章。
（4）学科论证、评审和咨询等发放评审费，需提供相关的论证、评审等证明材料。
（5）发放会议劳务费需提供经审批的会议经费预、决算表和发放说明。
（6）数据采集费报销时需在报销摘要中注明数据采集费，并在相应的科研项目预算内通过委托业务费进行列支。
5.以上发放项目须严格按照学校有关津补贴、福利、评审费等发放规定执行。
（六）学生实习费报销
学生实习费标准按《陕西科技大学镐京学院实践教学管理办法》中的规定实行包干。
1.学生实习期间的伙食补助、交通补助凭学院出具的经批准的实习计划、实习学生名单，由学院的实习经费包干列支。学生实习补助发放表须有学院盖章，带队教师和学生本人签字，转账入学生个人银行卡上。
2.学生实习期间支付给接收调研单位的管理费，须凭接收单位出具的税务发票或省级财政部门的票据方可报销。
3.学生实习期间支付给接收实习单位指导老师的个人劳务费，由学院编制发放表，发放表须由实习单位盖章、学院负责人审批和指导教师本人签字，报销时签收单上要有实习指导教师和参加生产实习班级的班干部共同签名确认。
4.带学生外出调研或实习的教师，产生的费用凭票据报销，报销办法按《陕西科技大学镐京学院差旅费管理办法》要求，按规定程序审批后办理财务报销手续。
5.指导教师的报销单据和学生的报销单据要分开填写报销单，做到一事一报。使用的报销凭证、审批手续、开支标准比照学校差旅费报销的有关规定执行。
6.学生实习可以乘坐高铁、火车硬座、硬卧，轮船四等舱，原则上不允许乘飞机。实习结束后就地放假回家或假期后直接由家去实习地的，一律凭票据报销由学校至实习点的直达往返高铁、火车硬席票（船票、长途汽车票）价。
（七）基本建设经费报销
1.新建项目须根据批复基本建设投资计划，需立项建帐后方可办理项目前期费用的支付业务。
2.工程款或工程性设备、物资款的支付必须以合同或协议为依据，并严格按规定履行审批手续后方能办理。原则上应根据施工单位或厂商开具的发票直接报销支付。工程结算价款超工程预算、超合同约定，应由基建管理单位提供书面材料，详细说明超支原因，经相关部门审核签署意见，报学校领导批准后方可支付。
3.工程完工并交付使用后，基建管理单位应及时与施工单位办理工程决算。在工程竣工结算前，施工单位须交清所欠学校水电费等费用。凭经费审批单及其所附施工工程验收报告（复印件）、工程结算书、工程结算审计报告书、工程竣工验收报告、工程监理报告、工程合同完工报告、档案馆接收移交工程资料的证明等，按学校规定的程序办理结算手续。
4.质保金、保修金、履约金的退还须根据退还质保金、保修金、履约金审批单等资料，按规定程序审批后方可办理。
（八）科研经费报销
1.科研经费按《陕西科技大学镐京学院纵向科研经费管理办法》、《陕西科技大学镐京学院横向科研经费管理办法》和相关部门的科研专项经费管理规定执行。
2.科研项目立项应当编制项目经费预算的开支范围和标准。
3.科研经费原则上不能报销课题组以外人员的差旅费、电话费等费用，如特殊情况需要报销的，由经办人出具该项费用与项目研究内容相关性说明，经科研负责人签字审批后方可办理报销手续。
4.纵向科研经费在项目总预算额度不超支的情况下，其分类支出需要在额度内进行预算调整的，由项目负责人提出预算调整申请，经科技处负责人审批后进行备案并调整，其中：设备费、劳务费、差旅费/会议费/国际交流合作费、专家咨询费等支出预算一般不予调增，经调减的金额可用于直接费用其他方面支出；间接费用预算支出原则上不予调整。
5.凡是用科研经费购买计算机、打印机、照相机、空调等设备，应执行学校固定资产采购管理相关规定。
6.专家咨询费发放标准参考《陕西科技大学镐京学院劳务费发放管理办法》的文件规定。
四、资金结算方式及注意事项
（一）银行转账结算
银行对公：银行转账结算需要提供对方单位账户名称、银行账号及开户银行，和相关票据材料等一并作为报销凭据。
银行对私：发放给个人（包括本校在职职工、在校学生、长短聘临时工、外单位人员）的工资劳务、补贴、课时费、奖助学金等，需要通过银行划转方式发放到个人银行卡。
（二）现金结算
因特殊情况需要现金结算的，须提供由经办人单位负责人签字、单位盖章的情况书面说明，并按一定的程序审批后方可报销。
五、关于借款及清偿手续
（一）原则上不办理现金借款，特殊情况确需办理现金借款，需说明借款事由并提供相关材料，经分管校领导审批、财务处审核后方可办理。
（二）借款手续必须由我校正式在册职工办理。
（三）购置设备、材料及工程等按照合同或协议执行预付款或进度款时，可采用借款方式。在办理借款时需提供合同复印件，在办理合同或协议相关事项报销时提供合同原件。
（四）经费负责人未严格按照合同或协议规定的程序办理预付款（借款）、冲预付款和验收结算（双方约定最终结算）等手续，出现误冲借款、多付（重复支付）合同或协议约定资金等情况导致的经济损失，由经费负责人承担全部责任。
（五）借款人已办理借款，而由于计划变更或延迟不能继续执行的，应在计划变更后5个工作日内将借款退回。
（六）教职工调离、退休、离职前须结清借款财务手续，短期无法结清，由后续接管人重新办理借款交接手续。
（七）学校资金借款遵循“预算控制、专款专用、一借一清、前款不清、后款不借”原则。不能一借多用、长期挂账最终成为呆坏账。各类借款原则上三个月内必须办理财务报销冲账核销手续，对确因非借款人个人原因不能清理的借款，需书面说明情况，经单位负责人审核签字并加盖单位公章，报财务处由财务处负责人审批并确定新的报销还款时间。对逾期三个月以上借款未清理又无正当理由的，将暂停对该借款人及单位该项目经费的借款；超过一定期限的将从借款责任人工资中扣款直至还清为止。
六、原始票据丢失的处理办法
原始票据是经济业务活动过程的真实凭据，是支付各种费用的基本依据，必须予以妥善安全保管。对丢失原始票据的，必须予以批评教育，并负有补办所有财务手续的职责。
（一）丢失有价票证
丢失火车票、飞机票等一次性有价票证，由当事人书面写明具体情况（即说明所乘坐的车次、轮班、航班时间以及票价，经两人以上（含两人）同行人员或知情人签字确认）。附相关材料：参加会议须附会议通知、乘坐飞机附登机牌、网上订购可提供订单、售票处证明，并经单位负责人签署意见和财务处主管领导审批后方能作为报销依据。丢失出租车以及长途汽车等交通车票，不予报销。
（二）其他报销票据丢失
1.经办人需要重新取得开具原始票据记账联或存根联的复印件，并由对方单位财务部门在复印件上加盖发票印章，并注明复印件与原件相符。
2.由当事人写出遗失票据的情况说明，书面承诺原始发票或收据未在任何单位报销或退款，因此经济业务引起的经济或法律责任，由当事人自己承担。经所在单位（项目）经费负责人或相关职能单位负责人审核签署意见确认，并加盖单位公章。
3.会计人员依据相关资料查账复核签字确认尚未报销，经财务处负责人审批后可办理报销手续。
七、附则
（一）本规定中涉及到的具体报销标准，随上级部门及学校新的文件规定变动。
（二）本规定由财务处负责解释。
（三）本规定自发布之日起开始实施。
